Geschäfts­konto mit Buchhaltung? Mit Qonto kein Problem

Das digitale Belegmanagement bei Qonto umfasst auch die Beglaubigung Ihrer digitalisierten Belege.

Wenn Sie Ihre Belege mit Ihrer Qonto App scannen, beglaubigt und archiviert Qonto sie für Sie. Dank der Beglaubigung hat die digitale Version Ihrer Rechnungen und Quittungen, die Sie zu Ihren Transaktionen hinzufügen, denselben rechtlichen Wert wie das Original aus Papier. Im Fall einer Kontrolle können Sie die beglaubigten digitalen Belege vorlegen, um Ihre Ausgaben zu rechtfertigen.

Die Digitalisierung von Belegen wird auch von einigen anderen Banking-Anbietern ermöglicht – selten allerdings auch die Beglaubigung der gescannten Dokumente.

Achten Sie bei der Auswahl Ihres neuen Geschäftskontos darauf, dass der von Ihnen gewählte Anbieter diesen entscheidenden Schritt berücksichtigt.

Wie funktioniert die beweiskräftige Beglaubigung von Belegen?

Wird ein Beleg in die Qonto App geladen, erstellen wir dank der Expertise eines Dienstanbieters eine elektronische Signatur sowie einen digitalen Fingerabdruck. Auch Datum und Uhrzeit der Beglaubigung werden vermerkt.

Anschließend speichern wir Ihre Rechnungen und Quittungen sicher und auf unbegrenzte Zeit, gemäß der europäischen Verordnung „eIDAS“ für elektronische Signaturen. Im Falle einer Kontrolle brauchen Sie nur noch Ihre gescannten Belege exportieren und vorlegen.

Die beweiskräftige Beglaubigung von Belegen macht gescannte Belege gleichwertig mit den Originalen aus Papier. Um ein hochgeladenes Dokument beglaubigen zu lassen, müssen Sie sicherstellen, dass die digitale Kopie identisch mit dem Original ist:

• Das Dokument muss lesbar und unverändert sein

• Die Farben müssen originalgetreu sein

• Der Beleg darf nicht beschnitten sein

Wenn die eingereichten Dokumente nicht unseren Vorgaben entsprechen, gilt bei einer Prüfung nur die Original-Papierversion des Belegs.

Das lässt sich allgemein leider nicht ganz einfach beantworten. Wenn Sie auf der Suche nach einem Geschäftskonto mit Buchhaltung sind, lohnt es sich, die verschiedenen Angebote und ihre Funktionen miteinander zu vergleichen, um abzuwägen, welches Produkt am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

Ein Qonto Konto bietet Ihnen zum Beispiel schnelles und einfaches Online Banking und lässt sich mühelos mit zahlreichen Buchhaltungstools wie DATEV, Lexware Office, Accountable oder sevDesk verbinden. So erledigen Sie Ihre Buchhaltung mit wenigen Klicks.

Dank praktischer Funktionen in der Qonto App können Sie unter anderem Ihre Papierbelege einscannen und GoBD-konform zertifizieren.

Anders als bei traditionellen Banken verfügen Sie bei Qonto über eine unbegrenzte Umsatzhistorie und Funktionen für digitale Spesenverwaltung, um Ihren Cashflow immer im Blick zu behalten.

Egal ob Lieferantenrechnungen, Restaurantbesuche oder Reisekosten für Unternehmer:innen und Mitarbeitende: Mit einem Geschäftskonto mit Buchhaltung bewahren Sie den Überblick!

Automatisierte Prozesse erleichtern Ihnen außerdem die vorbereitende Buchhaltung und die Kontenabstimmung.

Ein weiterer Vorteil von Qonto: Ab Januar 2025 können Sie mit dem integrierten E-Rechnung-Programm elektronische Rechnungen ganz einfach und rechtskonform empfangen, verwalten, visualisieren und speichern.

Sie haben die Möglichkeit, aus einer Vielzahl an Anbietern zu wählen. Dabei empfehlen wir Ihnen, unterschiedliche Angebote miteinander zu vergleichen und hochzurechnen, wie viel ein Geschäftskonto pro Jahr, inklusive aller Gebühren kostet. Berücksichtigen Sie zum Beispiel die Kosten für:

• Eventuelle Gebühren für Buchhaltungsfunktionen
• Die jährliche oder monatliche Grundgebühr für das Konto
• Girocards und Kreditkarten
• SEPA-Echtzeitüberweisungen und -lastschriften
• Das Abheben von Bargeld am Bankautomaten
• Kontoführung

Im Geschäftskonto-Vergleich ist eine Kontoführungsgebühr zwischen 0 und 98 Euro pro Monat eine durchschnittliche Preisspanne. Das kommt natürlich darauf an, welchen Plan Sie wählen.

Das kommt darauf an, für welche Rechtsform Sie sich entscheiden. Für Kapitalgesellschaften wie die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder die Unternehmensgesellschaft (UG) ist ein Geschäftskonto gesetzlich verpflichtend.

Für Einzelunternehmer:innen, Freiberufler:innen, Kleinunternehmer:innen, Kleingewerbetreibende sowie für Personengesellschaften wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ist ein Geschäftskonto nicht zwingend notwendig.

Spätestens, wenn Ihr Geschäft wächst und Buchhaltung und Finanzmanagement komplexer werden, lohnt es sich, über ein Online-Geschäftskonto nachzudenken, um nicht den Überblick über Ihre Finanzen zu verlieren. Auch ein Geschäftskonto für Kleinunternehmer:innen kann sich lohnen, um alles im Blick zu behalten.

Sofern Sie keine Kapitalgesellschaft führen, also gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind, ein Geschäftskonto zu führen, können Sie auch ein privates Girokonto für Ihre geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben nutzen. Das trifft zum Beispiel bei Einzelunternehmer:innen, Freiberufler:innen, Kleinunternehmen, Kleingewerbetreibende sowie die für Personengesellschaften wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) zu.

Um alle Einnahmen und Ausgaben sauber voneinander zu trennen und Zeit bei der Buchhaltung zu sparen, kann es sich jedoch auch für diese Unternehmen lohnen, bereits zu Beginn ein Geschäftskonto zu eröffnen.

Bei der einfachen Buchführung führen Selbstständige alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch und getrennt voneinander in einer Excel-Tabelle auf. Zusätzlich werden auch Buchungen von Bankkonten und Bargeld in einem Kassenbuch eingetragen. Am Ende des Geschäftsjahres stellen die Unternehmer:innen Einnahmen und Ausgaben gegenüber und ermitteln ihren Unternehmenserfolg anhand einer einfachen Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Bei der doppelten Buchführung werden Einnahmen und Ausgaben auf zwei Konten gebucht, daher auch der Name “doppelte Buchführung”. Mit Konto ist dabei nicht das Bankkonto gemeint, sondern der Begriff des Buchungskontos, auf dem die Geschäftsvorfälle, also zum Beispiel die Einnahmen und Ausgaben, erfasst werden.

Zusätzlich berücksichtigen Unternehmen bei der doppelten Buchführung auch noch Aufwendungen, Erträge und das Kapital. Aus all diesen Informationen lässt sich anschließend die Bilanz erstellen und eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) anfertigen, die als Jahresabschluss an das Finanzamt übermittelt wird.

Die einfache Buchführung ist im Vergleich unkomplizierter und schneller erledigt. Anders als bei der doppelten Buchführung werden dabei lediglich die Einnahmen und Ausgaben eines Geschäftsjahres gegenübergestellt. Einmal jährlich bestimmenSelbständige und Freiberufler:innen ihren Unternehmenserfolg dann anhand einer einfachen Einnahmen-Überschussrechnung (Anlage EÜR). Zum Vergleich: Bei der doppelten Buchführung ist das Pendant dazu der Jahresabschluss.

Die vorbereitende Buchhaltung beschreibt das chronologische Zusammenstellen und Sortieren aller unternehmensinternen Belege und Dokumente, die anschließend an die Steuerberatung übergeben werden. Das Ordnen der Finanzen erleichtert und beschleunigt die Erstellung der Steuererklärung und verschafft den notwendigen Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben.

Schon gewusst? Qonto unterstützt Sie nicht nur bei der Verwaltung Ihrer täglichen Finanzen, sondern auch bei der Vorbereitung Ihrer Buchhaltung. Nach jeder Ausgabe haben Sie die Möglichkeit, die Quittung oder Rechnung ganz einfach zu der entsprechenden Transaktion hinzuzufügen. Die Mehrwertsteuerinformationen werden automatisch erkannt. Sie müssen sie nur noch bestätigen und die MwSt. wird in Ihrem Buchhaltungsexport aufgeführt (oder werden automatisch in Ihr Buchhaltungstool übertragen, wenn Sie es mit Qonto verbunden haben).

Sie haben Ihre Rechnung per E-Mail erhalten? Leiten Sie sie einfach an Ihr Qonto Geschäftskonto weiter, wo sie automatisch mit den passenden Transaktionen verknüpft wird.

Auch die Rechnungsverwaltung vereinfacht Qonto: Verfolgen Sie all Ihre Lieferantenrechnungen digital und übersichtlich direkt in Ihrem Geschäftskonto. Erstellen und senden Sie Ihre Rechnungen mit wenigen Klicks.

Dank Integrationen und Partner stehen Ihnen zahlreiche Integrationen für die beliebtesten Buchhaltungstools zur Verfügung. Dazu gehören unter anderem:

Die DATEV Cloud-Anwendung eignet sich für Steuerberater:innen, Wirtschaftsprüfer:innen, Rechtsanwältinnen sowie deren Mandant:innen, um Buchführungs- oder Lohndaten zu erfassen. Sie können Ihr Qonto Konto ganz einfach mit DATEV verbinden und Ihrer Buchhaltung eingeschränkten Lesezugriff auf relevante Daten gewähren.

Über das Portal von DATEV Unternehmen online wird Ihr Qonto Geschäftskonto mit wenigen Klicks zu Ihrer Benutzeroberfläche hinzugefügt. In der Regel übernimmt diesen Schritt das Steuerbüro. Dazu wird Ihre Qonto Kontoverbindung benötigt, die Sie in Ihrer Qonto App finden. Die PSD2-konforme Banking-API finAPI stellt nun die Verbindung zwischen Qonto und DATEV her.

Bei der Datenübertragung an DATEV werden Name und IBAN des Zahlungsempfängers und des Senders sowie der Betrag und der Verwendungszweck von Transaktionen synchronisiert.

Weitere Informationen zur Anbindung Ihres Qonto Kontos an DATEV finden Sie in unserem Helpcenter.

Die Software unseres Partners Lexware Office ist für Freiberufler:innen, die von der strengen Buchführungspflicht befreit sind, und auch für Gewerbetreibende geeignet, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.

Accountable gleicht all Ihre gescannten Belege mit der entsprechenden Banktransaktion ab. Durch die Verbindung mit Ihrem Bankkonto sehen Sie in Echtzeit, wie viel Geld Ihnen nach Steuern noch zur Verfügung steht. So haben Sie den Überblick, wie viel Sie für Umsatzsteuer und Einkommenssteuer zurücklegen müssen.

sevDesk ist die Softwarelösung für einfache Buchhaltung und daher für Freiberufler:innen und Kleinunternehmer:innen geeignet. Funktionen beinhalten Rechnungsverwaltung, vorbereitende Buchhaltung und Lagerverwaltung.